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Como administrar uma farmácia para gerar lucros

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O pai da Administração Moderna, Peter Drucker sempre enfatizou que um negócio tem que dar lucro com a venda que ele tem hoje e esta é a postura defendida pelos grandes especialistas da administração. Quando as vendas vão mal, o farmacêutico gestor logo pensa que deve ser por causa dos preços altos ou da falta de promoções na farmácia.

Mas nem sempre esse é o principal causador do problema. É possível encontrar muitos erros comuns que são capazes de prejudicar os resultados da farmácia/drogaria. Para o sucesso de qualquer empreendimento e, em especial, de uma farmácia, é preciso muito mais do que sorte e boas intenções. O conhecimento do mercado e a capacidade de agir com assertividade em seu negócio são fatores que diferenciam um empresário de sucesso dos demais.

É natural que muitos empreendedores, por falta de conhecimento ou orientação, confundam fluxo de caixa com disponibilidade financeira, distorcendo a análise da viabilidade do seu empreendimento. Como uma farmácia é um negócio comercial, o fato de ter dinheiro em caixa não significa ter lucro. Otimizar resultados é essencial para administrar a farmácia com eficiência. Um negócio organizado financeiramente rende mais e permite a expansão.  

Consultamos um gênio neste assunto, Cadri Saleh Ahmad Awad é Farmacêutico, titulado pela Universidade Federal de Goiás, com habilitação em Farmácia Industrial, MBA em Gestão Avançada de Varejo Farmacêutico, é Mestrando em Gestão de Marketing pela Universidade Europeia do Atlântico. Faz consultoria para farmácias em todo o País, além de contabilidade especializada e desenvolvimento de soluções tecnológicas focadas em gestão. Confira a entrevista exclusiva concedida ao ICTQ:     

ICTQ - Qual o maior pecado que as farmácias cometem na sua gestão contábil e financeira?

Cadri Awad: Talvez o maior pecado seja exatamente o fato de não haver uma gestão contábil e financeira. A maioria até acha que tem controle financeiro, mas o máximo a que conseguem chegar é registrar as despesas e receitas numa planilha excel ou algum software específico para tal, mas não adotam conciliação bancária e não tem o hábito de categorizar adequadamente as despesas de forma a ter um plano de contas e analisar o peso de cada categoria de despesas sobre o faturamento. Desta forma ficam impedidas de tomar decisões com o objetivo de adequar as despesas aos parâmetros admissíveis com o objetivo de obter o resultado financeiro planejado. Na contabilidade o problema é ainda mais grave. A cada 10 farmácias 9 pagam impostos indevidamente e 73,4% das farmácias que sonegam impostos, estão pagando mais impostos do que se tivessem emitindo 100% de cupons fiscais. Além disso, não fazem planejamento contábil, fiscal e tributário.

ICTQ - Qual é a orientação para lidar com a cobrança dos altos impostos?

Cadri Awad: O gestor deve garantir que o escritório que presta o serviço de contabilidade para a farmácia é especializado em varejo farma. A seguir é preciso garantir um cadastro de produto perfeito e organizado com os corretos códigos tributários de cada produto como NCM, CFOP, código SEST, alíquotas de ICMS, Listas de comercialização da CMED (positiva, negativa e neutra). Além disso, é preciso observar também o correto preenchimento dos DANFES emitidos pelos fornecedores. Em muitos estados flagramos erros de preenchimento e códigos tributários errados que levam a farmácia a pagar indevidamente impostos como ICMS. A escolha equivocada do regime tributário e regime de recolhimento dos impostos é outro fator que também leva a farmácia a ter alta representatividade dos impostos sobre a venda. Portanto, é preciso estudar e conhecer mais contabilidade farmacêutica.

ICTQ - Quais são os desafios das pequenas farmácias na disputa pelo mercado contra as grandes redes?

Cadri Awad: O maior desafio é a profissionalização da gestão. Gosto muito de dizer que antigamente o melhor negócio do Brasil era uma farmácia bem administrada e o segundo melhor negócio era uma farmácia mal administrada. Ou seja, não importava a farmácia ser bem administrada ou não, pois, ela proporcionava resultados financeiros interessantes. O que mudou de lá pra cá, é que hoje só prosperam e se mantem no mercado farmácias com alto nível de gestão e capacitação. É preciso investir em capacidade de tomada de decisão. O maior desafio é dominar os números do negócio, tomar decisões com base em indicadores, investir em marketing, desenvolvimento e gestão de pessoas e definir corretamente

ICTQ - O que falta na formação do farmacêutico para estar à frente de um negócio?

Cadri Awad: Depois de ministrar cursos nos 27 estados da federação e em mais de 168 cidade nos Brasil para mais de 25.000 empresários, gestores, farmacêuticos e estudantes aprendi a não criticar a formação do farmacêutico e a ausência de disciplinas focadas no empreendedorismo.   E sabe porquê? Mesmo que a grade curricular das quase 500 faculdades de farmácia que temos no Brasil contemplasse disciplinas voltadas para o empreendedorismo, quem ministraria estas aulas? Como garantir que profissionais de comprovada experiência e sucesso como empresários e gestores estariam nas salas de aula ensinando os farmacêuticos a administrar e gerir um negócio com sucesso? Não critico a ausência de tais disciplinas na formação do farmacêutico, critico o fato da formação partir do pressuposto que o farmacêutico atuará exclusivamente como empregado. Mas não sejamos injustos com a academia, pois, o papel primordial dela é formar farmacêuticos. E mesmo fazendo isso podemos afirmar que o farmacêutico sai preparado para por exemplo trabalhar em todas as áreas de atuação que a ele são atribuídas? Sabemos que não e aí vem a importância da pós-graduação e cursos de formação e capacitação em diversas áreas, entre elas, a gestão farmacêutica.

ICTQ - Como a tecnologia contribui na gestão? E quais os avanços neste setor?

Cadri Awad: A tecnologia é tudo na gestão. Atualmente, é impossível ser competitivo e fazer uma gestão de alta performance sem ter como aliada a tecnologia. Avançamos muito neste quesito e hoje dispomos de softwares B.I. (Business Intelligence) e ERPs (Enterprise Resource Planning) que municiam o gestor da capacidade de tomada de decisão, capacidade de integrar os setores da farmácia (vendas, compras, estoque, caixas, crediário, contabilidade, financeiro e administrativo). Hoje, temos Dashboards (painel de bordo) que para nós são painéis de indicadores onde conseguimos muitas vezes numa única tela do computador visualizar e detectar diversas informações importantes para saber com precisão os resultados que a empresa vem apurando e que parâmetros estão impactando na obtenção dos resultados para cima ou para baixo.

ICTQ - Qual é a sugestão para o empreendedor de farmácia ter bom preço sem comprometer a rentabilidade?

Cadri Awad: O maior desafio do empreendedor de farmácia neste momento é ter posicionamento de “bons preços” diante do mercado consumidor, pois, está comprovado que preço é o principal fator que “atrai” o cliente de farmácia. Em nenhum momento estamos dizendo aqui que o preço é fator de fidelização e encantamento. Atrair e fidelizar são duas coisas completamente diferentes. Preço atrai e atendimento e serviços farmacêuticos diferenciados fidelizam. Neste sentido o empreendedor tem um grande desafio, pois, não pode vender barato demais e correr o risco de comprometer sua lucratividade e também não pode vender com preços altos demais e correr o risco de perder competitividade. Gosto muito de dizer que o segredo está em definir a dose correta do remédio (descontos). Se a dose do remédio (desconto) é alta demais mata o paciente (farmácia) e se a dose do remédio (desconto) é baixa demais também não resolve o problema do paciente (farmácia). Para fazer isso, é preciso elaborar mensalmente os demonstrativos de resultados financeiros para apurar o lucro e planejar os preços a serem praticados. É vital elaborar os demonstrativos de resultados e analisar os parâmetros que impactam no tamanho do lucro (Despesas, descontos e CMV – Custo da Mercadoria Vendida). Fazendo isso, é possível planejar os preços de formar a garantir rentabilidade saudável para a farmácia.

ICTQ - Qual é a leitura que você faz do mercado e de como os empresários farmacêuticos estão atuando?

Cadri Awad: Temos no Brasil, farmacêuticos maravilhosos, empreendedores natos e de sucesso e com visão além de seu tempo e do mercado, mas não podemos negar que também ainda temos em sua maioria farmacêuticos e empresários que caminham na contramão das tendências e exigências deste novo mercado. O empresário farmacêutico não planeja e ignora a importância da gestão de custos, da gestão financeiro para o sucesso de seu negócio. Ele investe muito em cursos de cunho técnico, mas ignora a necessidade de entender de gestão de pessoas, gestão do marketing, vendas, contabilidade farmacêutica. Muitos farmacêuticos acham que o fato de terem optado por exercer uma profissão na área da saúde, torna absurdo o fato dele ter que também exercer e estudar conteúdos na área da administração e gestão de pessoas. Mas se esquecem que as pequenas empresas muitas vezes não tem condições de contratar administradores para tal e aí, pergunto, a quem resta a responsabilidade de gerir a sua própria empresa?

ICTQ - Na sua opinião, quais são as exigências do mercado que obrigaram o farmacêutico a buscar especializações e capacitação na gestão das farmácias/drogarias?

Cadri Awad: O mercado exige cada vez mais um farmacêutico com visão macro. As empresas querem um farmacêutico mais parceiro e que esteja mais envolvido com o sucesso da empresa. Foi-se o tempo em que a farmácia contratava farmacêutico apenas para assumir a “responsabilidade técnica”, fazer procedimentos sanitários e registro dos medicamentos controlados. Nas grandes redes os farmacêuticos também vêm assumindo funções de gerência, supervisão e até de cargos de alto escalão nas áreas do marketing, gestão, treinamentos e desenvolvimento de pessoas. Em várias redes já é comum compartilhar com os farmacêuticos os demonstrativos de resultados dos PDVs em que os mesmos atuam e discutem com os mesmos os resultados e parâmetros que impactam sobre os mesmos. Com isso, a uma participação ativa destes profissionais na busca por melhor desempenho da sua loja ou unidades que comandam.

ICTQ - Como adequar as despesas à realidade de vendas?

Cadri Awad: Toda farmácia precisa ter um plano de contas onde as despesas estão padronizadas em categorias e o gestor enxerga o percentual que cada grupo representa da venda. A partir deste plano de contas fica mais fácil visualizar que despesas estão contribuindo com a exacerbação das metas. É importante também estipular uma dotação orçamentária para as principais categorias de despesas e saber os parâmetros máximos para aquelas que são consideradas principais.

ICTQ - Quais as principais orientações que você faz aos seus clientes?

Cadri Awad: - Implantar DLP (Demonstrativo de Lucros e Perdas) e DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa);

- Adotar um gerenciador financeiro para controlar todas as receitas e despesas;

- Implantar as modernas técnicas de precificação que o mercado exige de acordo com os modelos concorrenciais existentes e o posicionamento que a farmácia possui perante o seu público-alvo;

- Investir em gerenciamento por categorias;

- Divulgar muito bem os seus produtos e serviços, ou seja, implantar um plano de marketing. Moral da estória: Orientamos nossos clientes antes de tudo, pensar de “dentro para fora”, ou seja, do financeiro para o comercial e marketing. Tudo começa no financeiro e depois é que você vai tratando problemas ligados a aparência do PDV, atendimento e marketing.

ICTQ - O que é e como acontece o crescimento orgânico de uma farmácia?

Cadri Awad: Pensando na empresa de dentro para fora sempre, ou seja, do financeiro para o comercial. A farmácia precisa crescer tendo como sustentação os recursos financeiros. E para exemplificar isso gosto muito de falar sobre algumas regras do “Decálogo do Falconi”. Vicente Falconi para quem não conhece é um dos maiores consultores do Brasil e escreveu vários livros importantes e indico muito o livro: “Vicente Falconi – O que importa é o resultado”. Não existe gestão sem metas. O propósito de uma empresa é o resultado. Uma das regras de ouro do Falconi é:  “O problema é a diferença entre a situação atual e a meta”. Crescer de forma orgânica é isto. Observe sempre a distância entre onde você está e onde quer chegar. Portanto, crescer de forma orgânica é gerir todos os dias com um olho nos números e o outro olho nas metas de crescimento.

ICTQ - Qual é o lucro operacional de uma farmácia?

Cadri Awad: No pequeno e médio varejo o lucro operacional está numa faixa que vai entre 6 a 15% em média para farmácias perfil tradicional, ou seja, convencional. Entre farmácias com manipulação o lucro operacional médio varia entre 15 a 25% em média.

ICTQ - Como se adequar para crescer constantemente?

Cadri Awad: Investir muito em conhecimento. Investir em gestão de alta performance especializada no segmento em que você atua. Investir em inovação, diferenciais competitivos, mas nunca se esquecer que crescer constantemente depende antes de tudo de planejamento financeiro, projeções de resultados, prever como estará o seu fluxo de caixa daqui a 12 meses, 24 meses ou mais visando garantir recursos financeiros apropriados para as taxas de crescimento determinadas. É preciso ter os números da empresa nas mãos e capacidade de pensar sempre à frente do seu concorrente! Investir continuamente em aprimoramento de processos em todos os setores da farmácia. Comprar melhor, manter o estoque ideal, fazer uma gestão de mix de produtos mais conectada possível com a demanda do seu público-alvo e posicionamento da empresa, ter uma excelente gestão contábil, processos de vendas e excelência em atendimento e serviços farmacêuticos.

Tags: farmacia, carreira farmacêutica, gestão farmacêutica

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